Conectividade
Conexiones en viajes de negocios: cómo evitar pérdidas
Imagina un viaje de negocios con directivos y empleados al extranjero. Cada uno tiene que encargarse de su propia conexión a Internet.
Imagina un viaje de negocios con directivos y empleados al extranjero. Cada uno tiene que encargarse de su propia conexión a Internet.
Uno compra una tarjeta SIM física en el aeropuerto, pagando un precio elevado por la comodidad. Otro activa el roaming internacional y solo descubre el importe real de la factura al volver. Un tercero decide confiar en el wifi del hotel, cruzando los dedos para que la red sea estable y segura. Cada uno se las arregla como puede.
Esta situación es como una barbacoa en la que cada invitado trae su propia carne: nadie tiene una idea clara de lo que hay en la parrilla, cuánto ha costado en total, si la calidad es buena o si habrá comida para todos. Cuando cada empleado decide por sí mismo su conexión, la empresa no ha decidido nada.
La consecuencia es una combinación de falta de gobernanza, despilfarro de dinero y riesgos de seguridad. El departamento financiero se ve obligado a recopilar justificantes y tramitar reembolsos individuales, el departamento de RR. HH. no tiene forma de garantizar que el equipo haya estado conectado para realizar sus tareas y el responsable solo se da cuenta del fallo cuando no se obtienen los resultados esperados.
¿Qué ocurre cuando cada empleado decide por sí mismo cómo conectarse?
Dejar la conectividad en manos de cada viajero genera una serie de problemas operativos y financieros que afectan directamente al rendimiento de la empresa. Los viajes de negocios, que generaron miles de millones en el sector turístico brasileño según el Ministerio de Turismo, constituyen una inversión estratégica. Gestionarlos sin un proceso definido para la comunicación supone poner en riesgo dicha inversión.
Las consecuencias de un enfoque descentralizado se manifiestan de diversas formas:
Gastos imprevistos: Las tarifas de itinerancia pueden ser exorbitantes y las tarjetas SIM que se venden en los aeropuertos suelen tener precios inflados.
Procesos de reembolso complejos: El equipo financiero dedica horas a validar recibos y a reembolsar decenas de gastos en diferentes formatos y divisas.
Vulnerabilidades de seguridad: Las redes Wi-Fi públicas de hoteles, cafeterías y aeropuertos son objetivos fáciles para los ciberataques, lo que pone en riesgo los datos confidenciales de la empresa.
Reducción de la productividad: Un empleado que no dispone de una conexión fiable no puede participar en reuniones en línea, no puede acceder a documentos en la nube ni comunicarse con el equipo, lo que merma su capacidad de trabajo.
Experiencia negativa del viajero: La preocupación por encontrar una conexión que funcione genera estrés y distrae al profesional de sus responsabilidades.
Repercusiones financieras directas e indirectas
La falta de una política de conectividad unificada da pie a gastos fuera de control. El coste más evidente son las tarifas de itinerancia internacional, que a menudo provocan sorpresas desagradables en la factura de la empresa. La alternativa, comprar una tarjeta SIM local, traslada el problema al empleado, que tiene que dedicar tiempo y dinero a buscar una tienda, entender las tarifas locales e instalar la tarjeta.
A esto se suma la complejidad administrativa. Cada compra genera una factura o un recibo que debe presentarse, aprobarse y reembolsarse. Multiplica esto por el número de empleados que viajan y el coste administrativo oculto aumenta. Una gestión centralizada elimina toda esta burocracia, consolidando todos los costes de conectividad en un único proveedor y una única factura, lo que ofrece una previsibilidad presupuestaria total.
Deficiencias en materia de seguridad y gobernanza
Cuando un ejecutivo accede a correos electrónicos confidenciales o a sistemas internos utilizando la red Wi-Fi gratuita del vestíbulo de un hotel, puede estar exponiendo a la empresa a graves riesgos. Estas redes abiertas son notoriamente inseguras. Sin una conexión estandarizada y segura proporcionada por la empresa, no hay forma de garantizar que los datos corporativos estén protegidos.
Una encuesta publicada por Broadcast señala que la seguridad es una prioridad para más de la mitad de los viajeros cuando la empresa se encarga de organizar el viaje.
La gobernanza también se ve comprometida. La empresa pierde la capacidad de supervisar y garantizar que sus equipos dispongan de las herramientas necesarias para trabajar. La responsabilidad de la organización (duty of care) incluye proporcionar un entorno de trabajo seguro y funcional, y esto se extiende a la conectividad durante los viajes. Dejar esta decisión en manos del empleado supone eximirse de una responsabilidad que corresponde a la dirección.
La gestión centralizada de la conectividad como solución
La alternativa a este caos organizado es centralizar la gestión de la conexión móvil. Al adoptar una solución única para todos los empleados que viajan, la empresa recupera el control sobre los costes, la seguridad y la productividad.
Gracias a tecnologías como la eSIM para turismo, es posible asignar planes de datos de forma remota e instantánea, lo que garantiza que el empleado llegue a su destino ya conectado.
Este cambio convierte la conectividad de un problema individual en un activo estratégico de la empresa. El empleado ya no tiene que preocuparse por cómo conectarse, y la organización gana visibilidad y control sobre un aspecto fundamental de la operación.
La experiencia del viajero mejora, el departamento financiero agradece la previsibilidad y el responsable tiene la certeza de que su equipo está bien atendido.
Del caos a la estrategia: cómo se beneficia la empresa
La implantación de una solución de conexión unificada aporta beneficios a todos los departamentos.
Para el departamento financiero: Se acaba la imprevisibilidad. Los costes de itinerancia y las compras puntuales se sustituyen por un plan de tarifa fija y una única factura. La gestión de los gastos se simplifica, lo que permite al equipo dedicarse a actividades más estratégicas.
Para RR. HH. y los responsables: La empresa garantiza ahora que todos los empleados dispongan de una conexión segura y de calidad, cumpliendo así con su responsabilidad de velar por su bienestar. Resulta más fácil prestar apoyo y supervisar la disponibilidad del equipo, sabiendo que la falta de conexión a Internet no supondrá un obstáculo.
Para el empleado: Desaparece el estrés de llegar a un país nuevo y tener que buscar una red wifi o comprar una tarjeta SIM. La conexión se activa al instante, lo que le permite comunicarse con su familia, pedir un transporte a través de una aplicación y avisar al equipo de que ha llegado bien. Para la agencia, controlar el desembarque y la llegada del viajero se convierte en una operación sencilla.
Implementación de una política de conexión unificada
La transición a un modelo centralizado es más sencilla de lo que parece. El proceso consiste en definir las necesidades de la empresa, elegir un socio tecnológico y comunicar la nueva política al equipo.
Las empresas que deseen integrar la distribución de planes de datos en sus propios sistemas de gestión de viajes pueden utilizar una API de eSIM, lo que permite automatizar todo el proceso. Para quienes deseen ofrecer conectividad como un producto, existe la opción de una solución de marca blanca.
La clave está en considerar la conectividad no como un gasto secundario, sino como parte de la infraestructura necesaria para realizar el trabajo. Para hacerte una idea del caos que puede provocar la falta de gestión, echa un vistazo a la escena completa en nuestro vídeo. La falta de una norma clara convierte un detalle técnico en un gran obstáculo para el éxito.
Gestionar la conexión a Internet de tus equipos durante los viajes de negocios de forma estructurada es una decisión de gestión inteligente. Al hacerlo, conviertes un punto de fricción y de despilfarro en una herramienta que impulsa la productividad y protege a tu empresa. Woo-Fi puede ayudar a tu organización a llevar a cabo esta transición con tecnología y control.
